TINJAUAN MANAJEMEN

1. Prosedur Operasi Standar (POS)

POS/SMK-M5G/WMM/03 | POS Tinjauan Manajemen

• Tujuan: Memastikan Sistem Manajemen Mutu (SPMI) SMK Ma’arif 5 Gombong berjalan efektif, memadai, dan selaras dengan visi, misi, dan tujuan sekolah.
• Ruang Lingkup: Meliputi evaluasi kinerja SPMI sekolah secara berkala (misalnya dua kali dalam satu tahun) yang dipimpin oleh Kepala Sekolah dan difasilitasi oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM).
• Pihak Terkait: Kepala Sekolah, Wakil Manajemen Mutu (WMM), seluruh Wakil Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha, Kepala Program Keahlian (Kaprodi), dan perwakilan Bimbingan Konseling/Perpustakaan.

Alur Proses:

1. Persiapan Rapat: WMM mengumpulkan data dan informasi dari seluruh unit kerja (hasil audit, laporan kinerja, umpan balik pelanggan, dll.).
2. Penyusunan Agenda: WMM menyusun agenda rapat Tinjauan Manajemen menggunakan formulir yang sudah ditetapkan.
3. Pelaksanaan Rapat: Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Kepala Sekolah dengan WMM sebagai fasilitator. Pembahasan mencakup seluruh agenda yang telah disiapkan.
4. Notulensi dan Rekaman: WMM atau staf yang ditunjuk mencatat seluruh hasil pembahasan, keputusan, dan penugasan dalam notulen rapat sebagai rekaman resmi.
5. Tindak Lanjut: WMM memastikan seluruh penugasan dan keputusan dari rapat ditindaklanjuti oleh unit kerja terkait.

2. Instruksi Kerja (IK)

IK/SMK-M5G/WMM/03-01 | Instruksi Kerja Persiapan Rapat Tinjauan Manajemen

• Pihak Pelaksana: Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan staf yang membantu.
• Langkah-langkah:
  1. Tentukan tanggal dan waktu pelaksanaan rapat Tinjauan Manajemen.
  2. Kirimkan undangan rapat kepada seluruh pihak terkait, disertakan dengan agenda dan data yang perlu dipersiapkan.
  3. Kumpulkan dan analisis data dari laporan kinerja unit kerja, hasil audit internal, masukan dan keluhan pelanggan (siswa/wali murid/DUDI), dan status tindakan korektif sebelumnya.
  4. Siapkan Formulir Agenda Rapat Tinjauan Manajemen (F/SMK-M5G/WMM/03-01).
  5. Susun draf agenda rapat berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Pastikan semua item wajib dibahas (lihat bagian Formulir).
  6. Siapkan Formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen (F/SMK-M5G/WMM/03-02) untuk digunakan saat rapat.

3. Formulir (F)

F/SMK-M5G/WMM/03-01 | Formulir Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

4. Rekaman

Rekaman adalah bukti fisik atau digital dari pelaksanaan suatu proses. Dalam konteks Tinjauan Manajemen, rekaman utamanya adalah Notulen Rapat. Notulen ini mencatat secara resmi apa saja yang dibahas dan diputuskan, dan menjadi referensi untuk tindak lanjut.

F/SMK-M5G/WMM/03-02 | Notulen Rapat Tinjauan Manajemen