1. Prosedur Operasi Standar (SOP)
SOP/SMK-M5G/WMM/01 | SOP Audit Internal Mutu Sekolah
- Tujuan: Memastikan pelaksanaan seluruh proses kerja di SMK Ma'arif 5 Gombong sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan berkelanjutan.
- Ruang Lingkup: Meliputi seluruh unit kerja yang ada, mulai dari Waka hingga Kaprodi.
- Pihak Terkait: Wakil Manajemen Mutu, Tim Auditor (jika ada), Kepala Sekolah, dan seluruh Kepala Unit Kerja (Waka, Kaprodi, dll.).
Alur Proses:
- Perencanaan Audit: Wakil Manajemen Mutu (WMM) menyusun jadwal audit internal tahunan dan menetapkan area yang akan diaudit.
- Pemberitahuan Audit: WMM mengirimkan surat pemberitahuan audit kepada unit kerja yang akan diaudit.
- Pelaksanaan Audit: WMM atau tim auditor melakukan wawancara, observasi, dan pemeriksaan dokumen di unit kerja yang diaudit.
- Penyusunan Laporan: WMM menyusun laporan hasil audit, mencatat temuan (kesesuaian/ketidaksesuaian), dan rekomendasi perbaikan.
- Tindakan Korektif: Kepala Unit Kerja yang diaudit menindaklanjuti temuan audit dengan menyusun rencana tindakan perbaikan.
- Verifikasi Tindakan: WMM memverifikasi pelaksanaan tindakan perbaikan yang sudah dilakukan.
2. Instruksi Kerja (IK)
IK/SMK-M5G/WMM/01-01 | Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Internal oleh WMM
- Pihak Pelaksana: Wakil Manajemen Mutu atau Tim Auditor.
- Langkah-langkah:
- Tentukan unit kerja yang akan diaudit (misalnya, Bidang Kurikulum atau Kaprodi Akuntansi).
- Siapkan FK/SMK-M5G/WMM/01-01 (Formulir Ceklis Audit Internal).
- Lakukan wawancara dengan Kepala Unit Kerja untuk memahami proses kerjanya.
- Periksa dokumen terkait (misalnya, jadwal pelajaran, daftar nilai, atau inventaris barang) untuk memastikan kesesuaian dengan SOP yang berlaku.
- Catat setiap temuan, baik yang sesuai maupun tidak sesuai, pada formulir ceklis.
- Diskusikan temuan audit dengan Kepala Unit Kerja yang bersangkutan.
- Minta Kepala Unit Kerja untuk menandatangani formulir ceklis sebagai bukti pelaksanaan audit.
