MATERI TINJAUAN MANAJEMEN

1. Pendahuluan

• Tujuan Rapat: Mengevaluasi efektivitas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) SMK Ma’arif 5 Gombong berdasarkan hasil audit internal.
• Ruang Lingkup: Pembahasan akan berfokus pada hasil audit, umpan balik dari auditee, dan perumusan rencana perbaikan berkelanjutan.

2. Agenda Rapat

1. Paparan Hasil Audit Internal.
2. Pembahasan Umpan Balik dari Auditor.
3. Diskusi dan Perumusan Rencana Tindak Lanjut.

---

3. Paparan Hasil Audit Internal

Secara umum, mayoritas unit kerja telah memiliki Prosedur Operasi Standar (POS) dan menjalankan program kerja yang direncanakan. Namun, terdapat beberapa area yang perlu menjadi perhatian bersama, terutama terkait kelengkapan bukti dan sistem dokumentasi.

• Sumber Data: Hasil Audit

Ringkasan Temuan Audit Utama:

• Kebijakan dan Prosedur (SOP): Beberapa unit seperti Kaprodi Akuntansi, BK, dan Kaprodi TSM melaporkan bahwa mereka belum memiliki kebijakan dan prosedur operasional standar (SOP) yang tertulis dan diperbarui secara berkala.
• Sosialisasi SOP: Unit kerja seperti Kaprodi MPLB, BK, Waka 3, Kaprodi TSM, dan Perpustakaan melaporkan bahwa sosialisasi kebijakan dan prosedur yang ada masih “belum ada” buktinya.
• Sasaran Mutu dan Rencana Kerja: Kaprodi Akuntansi, Kaprodi MPLB, BK, Waka 3, Kaprodi TSM, dan Perpustakaan belum memiliki sasaran mutu yang terukur dan spesifik. Selain itu, unit-unit ini juga belum memiliki rencana kerja yang jelas.
• Teknologi dan Digitalisasi: Mayoritas unit kerja, seperti Waka 4, Waka 3, Kaprodi TKR, Kaprodi TSM, dan Perpustakaan, melaporkan bahwa mereka belum mengimplementasikan penggunaan kecerdasan buatan (AI) dalam kegiatan kerja.

Tindakan Korektif yang Telah Dibuat: Seluruh unit kerja telah merumuskan tindakan korektif yang akan mereka lakukan. Beberapa contoh tindakan tersebut adalah:

• Kaprodi Akuntansi & TSM: Akan memonitoring rencana kerja secara rutin.
• KTU: Akan membuat dan melaksanakan program kerja dan rapat rutin untuk evaluasi.
• Waka 4: Akan melaksanakan sosialisasi SOP minimal 1 bulan sekali dan memonitoring rencana kerja.
• BK: Akan segera memperbaiki kekurangan yang ada dan berkoordinasi dengan Wakil Manajemen Mutu.

---

4. Umpan Balik dari Auditor

Umpan balik dari auditee secara umum sangat positif.

• Sumber Data: Umpan Balik
• Poin Positif: Sebagian besar auditee merasa komunikasi dan koordinasi dengan tim auditor berjalan baik. Proses audit dinilai profesional, objektif, dan tidak membebani. Auditee merasa audit ini memberikan manfaat positif untuk introspeksi dan perbaikan kinerja.
• Tantangan dan Saran Perbaikan: Kendala terbesar yang dihadapi auditee adalah “kurangnya rapi administrasi” dan “dokumen/bukti yang belum ada”. Beberapa auditee juga menyebutkan kendala kurangnya persiapan dalam kegiatan program kerja. Beberapa saran yang diberikan adalah “konsisten” dalam audit, “memperkuat” pelaksanaan audit, dan membuat “poin audit lebih spesifik”.

---

5. Rekomendasi dan Tindak Lanjut

Berdasarkan temuan dan umpan balik, berikut adalah beberapa rekomendasi untuk diskusi:

1. Fokus pada Dokumentasi: Mengingat temuan utama adalah ketiadaan dokumen dan bukti, setiap unit kerja harus memprioritaskan penyusunan SOP, rencana kerja, dan dokumentasi setiap kegiatan.
2. Tindak Lanjut Tindakan Korektif: Masing-masing unit kerja harus memastikan tindakan korektif yang telah mereka janjikan terlaksana sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.
3. Optimalisasi Monitoring: Perlu adanya sistem monitoring rutin yang lebih ketat, baik oleh WMM maupun oleh pimpinan unit kerja itu sendiri, untuk memastikan kemajuan program dan tindakan perbaikan.
4. Peningkatan Kapasitas SDM: Perlu direncanakan pelatihan atau workshop untuk meningkatkan pemahaman staf dalam manajemen mutu, dokumentasi, dan pemanfaatan teknologi.
5. Perbaikan Prosedur Audit: Berdasarkan masukan, tim WMM akan mengkaji ulang poin audit agar lebih spesifik dan mempertimbangkan mekanisme audit yang lebih fleksibel.

---

Penutup